Die Ausgangslage: Altsoftware im Alltag
- Alte Anwendungen, oft individuell angepasst, die von einem externen Dienstleister oder intern speziell für bestimmte Nutzergruppen gebaut wurden.
- Diese Anwendungen laufen seit Jahren stabil, erfüllen ihren Zweck – allerdings ohne Weiterentwicklung, ohne zeitgemäßen Support und zunehmend auf veralteter Technologie.
- Der ursprüngliche Dienstleister ist nicht mehr greifbar oder verabschiedet sich langsam vom Markt.
- Dennoch: Die Mitarbeitenden arbeiten gerne und effizient damit – sie kennen das Tool in- und auswendig, jeder Klick sitzt.
CRM-Einführungen: Viele Versuche, wenig Erfolg
- Parallelbetrieb von Alt- und Neusystemen: Das CRM steht zwar bereit, aber wird kaum aktiv genutzt.
- Datenimporte funktionieren, aber das CRM ist im Grunde nur ein Read-Only-Archiv.
- Individuelle Anpassungen werden begonnen, aber der tatsächliche Workflow bleibt im alten Tool.
- Mitarbeitende „verweigern“ sich nicht aus Trotz, sondern weil das neue System nicht an ihre etablierten Arbeitsweisen angepasst wurde.
Die wahre Herausforderung: Prozesse UND Nutzung verstehen
Das Problem liegt selten in der Technik, sondern in der Herangehensweise. Ein CRM ist kein Allheilmittel – vor allem nicht dann, wenn es als starres System „hingestellt“ wird.
Was häufig fehlt:
- Tiefgehendes Verständnis der bestehenden Prozesse – inklusive aller Ausnahmen, Abkürzungen und Spezialfälle.
- Berücksichtigung der gewachsenen Arbeitsweisen der Nutzer.
- Detaillierte Analyse und Visualisierung: Prozesse nur zu beschreiben reicht nicht. Masken, Abläufe, Klickpfade – alles muss sichtbar und diskutierbar sein.
Unser Ansatz: Schritt für Schritt zum Ziel
- Kompakte, themenspezifische Workshop-Einheiten (z. B. 2–3 Stunden)
- Zeit zum Nacharbeiten zwischen den Terminen – sowohl für uns als CRM-Berater als auch für die Key-User auf Kundenseite
- Iterative Dokumentation: Prozesse, Screens, Felder, Rollen – alles wird gemeinsam entwickelt und abgestimmt
- Realistische Zielbilder, statt Wunschdenken oder Überforderung
Plattform statt Insellösung: Eine strategische Entscheidung
- Plattformen wie SugarCRM bringen Skalierbarkeit, Robustheit und Flexibilität mit.
- Sie ermöglichen es dir, unabhängiger vom ursprünglichen Dienstleister zu werden.
- Du wirst von den meisten IT-Themen komplett entlastet – viele technische, infrastrukturelle und sicherheitsrelevante Anforderungen sind bereits gelöst.
- Gerade im sensiblen Bereich der Datensicherheit („Unsere Daten sind unser Schatz.“) bieten Plattformanbieter professionelle Schutzmechanismen.
Fazit: Der Weg ist länger, aber lohnt sich
CRM-Einführungen scheitern nicht an der Software, sondern am Übergang. Wenn du deine alten Prozesse verstehst und respektierst, kannst du neue Lösungen erfolgreich einführen – und damit echte Mehrwerte schaffen. Das braucht Zeit, Engagement und den Willen zur echten Zusammenarbeit.
Auch die Wahl einer soliden CRM-Plattform ist eine zukunftsorientierte Entscheidung, die sich langfristig bezahlt macht – sowohl für die Nutzer als auch für das Unternehmen.
Gerne begleiten wir Sie bei diesem Entscheidungsprozess – unabhängig und mit dem Blick aus 20+ Jahren CRM-Praxis.
👉 Interesse?
Melden Sie sich gerne bei uns – wir freuen uns auf den Austausch und unterstützen Sie dabei, KI sinnvoll, datenschutzkonform und realistisch in Ihr CRM zu integrieren.
👉 Kontaktieren Sie uns für eine CRM-Strategieberatung oder Systemauswahl.
